Politique de confidentialité

Otomaton LLC, 312 W 2nd St Unit #A2299, Casper, WY 82601, États-Unis (« Otomaton », « nous »).

Pour toute question sur cette politique ou pour exercer vos droits, écrivez à notre responsable de la protection des renseignements personnels : privacy@otomaton.com.

• Aux personnes qui visitent notre site ou qui nous écrivent (demande de démo, envoi d’un document, formulaire de contact, abonnement aux nouvelles).
• Aux entreprises clientes et aux personnes qui administrent leur compte.
• Aux employés de nos clients qui suivent des formations dans un centre de formation Otomaton (les « apprenants »).
• Aux personnes dont les renseignements figurent dans les documents qu’un client nous confie pour produire une formation.

Pour notre site, nos demandes commerciales et nos relations avec nos clients, Otomaton décide de l’utilisation des renseignements et en est responsable.

Dans le centre de formation, les renseignements des apprenants appartiennent à leur employeur, notre client. Nous les traitons pour son compte, selon ses instructions et notre entente avec lui. Pour exercer vos droits sur ces renseignements, adressez-vous d’abord à votre employeur ; nous l’aiderons à vous répondre.

Sur notre site

• Ce que vous nous donnez dans nos formulaires : nom, courriel professionnel, entreprise, nombre d’employés, rôle, message, moment choisi pour une démo.
• Les renseignements que vous soumettez dans nos publicités à formulaire sur Meta (Facebook et Instagram) : nom, courriel, téléphone, entreprise et poste.
• Les documents que vous nous envoyez pour une démo ou une production, et le sujet décrit.
• Des données techniques : adresse IP et journaux du serveur, conservés pour la sécurité. Le cas échéant, et avec votre consentement, des données recueillies par des témoins (voir la section 12).

Pour nos clients

• Les coordonnées des personnes qui administrent le compte, les renseignements de facturation et nos échanges.

Dans le centre de formation (pour le compte de nos clients)

• Nom, identifiant de connexion (courriel ou numéro d’employé et NIP), groupe, poste, langue.
• La progression dans les formations, les résultats aux questionnaires, les attestations, les documents lus et signés, les formations pratiques consignées, les rappels envoyés.
• Les journaux d’activité qui servent de preuve de formation (journal non modifiable).

Dans les documents que nos clients nous confient

• Les procédures et documents peuvent contenir des noms ou des photos d’employés. Nous demandons à nos clients de retirer les renseignements personnels qui ne sont pas nécessaires à la formation.

Pour produire certaines formations

• La voix et l’image des personnes qui apparaissent dans une formation, lorsque le client choisit une voix générée ou un avatar à leur image. Nous les recueillons avec le consentement de la personne et les détruisons à la fin de l’entente. Aucune voix ni aucun avatar n’est créé à l’image d’un apprenant mineur.

• Répondre à vos demandes et vous recontacter — par courriel, par téléphone ou par message texte —, préparer et tenir une démo, vous envoyer une proposition.
• Certains appels peuvent être enregistrés à des fins de formation et de qualité ; nous vous en informons au début de l’appel.
• Produire les formations commandées et les livrer.
• Fournir le centre de formation : comptes, parcours, rappels, attestations, registre de formation, rapports.
• Facturer et gérer notre relation avec nos clients.
• Assurer la sécurité de nos services, prévenir la fraude et respecter nos obligations légales.
• Améliorer nos services à partir de statistiques globales.
• Le cas échéant, et avec votre consentement, mesurer l’efficacité de nos publicités.
• Vous envoyer nos nouvelles, seulement si vous y avez consenti.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels. Nous ne prenons aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé à votre sujet. Nous utilisons l’intelligence artificielle pour produire du contenu de formation, pas pour évaluer des personnes.

Nous recueillons vos renseignements avec votre consentement, ou parce qu’ils sont nécessaires au service que vous ou votre employeur avez demandé. Le consentement à recevoir nos nouvelles est demandé séparément, avec une case non cochée, et vous pouvez le retirer en tout temps par le lien de désabonnement ou en nous écrivant. Les témoins non essentiels ne sont activés qu’avec votre consentement (voir la section 12). Pour les renseignements sensibles, comme la voix ou l’image d’une personne utilisées pour créer une voix générée ou un avatar, nous obtenons son consentement exprès.

• Avec votre employeur, si vous êtes apprenant : il voit votre progression, vos résultats et vos attestations.
• Avec nos fournisseurs de services, seulement dans la mesure nécessaire à leurs services : hébergement et infonuagique ; courriel et stockage de documents ; gestion de la relation client ; traitement des paiements ; outils d’intelligence artificielle servant à produire les formations ; mesure d’audience et publicité, le cas échéant, avec votre consentement.
• Avec les autorités, lorsque la loi l’exige.

Certains de nos fournisseurs sont situés à l’extérieur du Québec (voir la section 8). Nous ne leur confions que ce qui est nécessaire, et nous utilisons des offres commerciales dont les conditions contractuelles excluent l’utilisation de vos contenus pour entraîner leurs modèles.

Vos renseignements peuvent être hébergés ou communiqués à l’extérieur du Québec par nos fournisseurs de services. Avant de leur communiquer des renseignements, nous évaluons les facteurs relatifs à la vie privée, dont la sensibilité des renseignements, la finalité, les mesures de protection et le régime juridique du pays, et nous concluons une entente écrite. Les renseignements peuvent alors être soumis aux lois de ces pays.

Nous protégeons les renseignements par des mesures adaptées à leur sensibilité : chiffrement des communications, accès limité aux personnes qui en ont besoin, authentification, journalisation des accès et des modifications, copies de sauvegarde. Aucun système n’est parfaitement sûr ; nous corrigeons et améliorons nos mesures en continu.

Nous gardons les renseignements le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, puis nous les détruisons ou les anonymisons de façon sécuritaire :

• demandes reçues par le site : 36 mois après la dernière interaction, puis anonymisation ;
• documents envoyés seulement pour une démo, sans suite : 12 mois après la démo, puis destruction ;
• documents envoyés pour une production : détruits après l’acceptation de la formation livrée ;
• données d’un compte client et de ses apprenants : pendant l’entente, puis 90 jours pour permettre l’exportation, à moins que le client ne nous demande de les garder plus longtemps pour ses propres obligations ;
• voix générées et avatars : jusqu’à la fin de l’entente, puis destruction ;
• abonnement à nos nouvelles : jusqu’au désabonnement, la preuve du consentement étant conservée 3 ans de plus ;
• renseignements de facturation : le temps exigé par les lois fiscales ;
• journaux techniques : 12 mois.

Vous pouvez, en écrivant à notre responsable de la protection des renseignements personnels :

• savoir quels renseignements nous détenons sur vous et en obtenir une copie, y compris dans un format technologique structuré et couramment utilisé ;
• les faire corriger s’ils sont inexacts, incomplets ou équivoques ;
• retirer votre consentement, sous réserve des obligations légales ou contractuelles ;
• cesser de recevoir nos appels, courriels ou messages textes en tout temps : répondez STOP à un message texte, utilisez le lien de désabonnement d’un courriel, ou écrivez-nous ;
• demander que nous cessions de diffuser un renseignement ou que nous désindexions un hyperlien, dans les cas prévus par la loi ;
• connaître les renseignements utilisés pour toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (nous n’en prenons pas).

Nous répondons dans les 30 jours suivant la réception de votre demande, sans frais sauf exception prévue par la loi. Nous pourrions devoir vérifier votre identité. Si vous êtes apprenant, nous transmettons votre demande à votre employeur et l’aidons à y répondre.

Si vous n’êtes pas satisfait de notre réponse, vous pouvez porter plainte à la Commission d’accès à l’information du Québec (www.cai.gouv.qc.ca) ou, lorsque la LPRPDE s’applique, au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca). Ailleurs, vous pouvez vous adresser à l’autorité de protection des données de votre pays.

Notre site peut utiliser des témoins (« cookies ») et des technologies semblables. Les témoins essentiels servent au fonctionnement et à la sécurité du site. Les témoins de mesure d’audience ou de publicité — dont le pixel Meta (Facebook et Instagram) et les outils de mesure de Google — ne sont activés qu’avec votre consentement, que vous pouvez retirer en tout temps par « Gérer les témoins » au pied de page, dans les réglages de votre navigateur ou dans vos préférences publicitaires Meta.

Si un incident de confidentialité survient (accès, utilisation ou communication non autorisés, perte de renseignements), nous prenons rapidement les mesures pour réduire le risque de préjudice. S’il présente un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées. Nous tenons un registre de tous les incidents. Si l’incident touche les données d’un client, nous l’en avisons sans délai.

Nos services s’adressent aux entreprises. Des apprenants de 14 à 17 ans peuvent suivre des formations à la demande de leur employeur. Le centre de formation n’est pas offert aux personnes de moins de 14 ans. Pour ces apprenants, nous ne recueillons que les renseignements nécessaires à leur formation, et aucune voix ni aucun avatar n’est créé à leur image.

Nous servons des entreprises partout dans le monde. Lorsque d’autres lois s’appliquent à vos renseignements, par exemple le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l’Union européenne, vous bénéficiez des droits qu’elles prévoient, en plus de ceux décrits ici. Écrivez à notre responsable pour les exercer.

Nos règles de gouvernance encadrent la protection des renseignements personnels tout au long de leur cycle de vie. Elles prévoient notamment :

• les rôles et responsabilités de notre personnel, sous l’autorité de notre responsable de la protection des renseignements personnels ;
• le traitement des plaintes : toute plainte peut être adressée à privacy@otomaton.com, nous en accusons réception et y répondons par écrit dans les 30 jours ;
• la conservation et la destruction des renseignements, selon les durées de la section 10 ;
• la sensibilisation de notre personnel à la protection des renseignements personnels ;
• une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant tout nouveau projet technologique ou toute communication à l’extérieur du Québec ;
• la tenue d’un registre des incidents de confidentialité (section 13).

Nous publions ici toute modification de cette politique, avec sa date. Si un changement important touche l’utilisation de vos renseignements, nous vous en informerons par un moyen approprié.

Otomaton LLC · 312 W 2nd St Unit #A2299, Casper, WY 82601 · privacy@otomaton.com
Responsable de la protection des renseignements personnels : privacy@otomaton.com